Uma linha por obrigação com vencimento próprio
Se um contrato tem quatro parcelas, registre quatro títulos. Isso permite acompanhar vencimentos e pagamentos parciais. Manter apenas o total por cliente impede identificar qual parcela foi paga e qual continua pendente.
Campos essenciais da carteira
Use referência única, cliente, responsável pelo pagamento, documento de origem, competência ou descrição, principal, moeda, vencimento e saldo. Depois acrescente estado da cobrança, ação prevista, responsável interno e registros de pagamento. Colete dados pessoais apenas quando necessários ao fluxo.
Não duplique a dívida quando trocar o boleto
O instrumento de pagamento pode expirar ou ser substituído. A obrigação original continua sendo a mesma, salvo alteração validada. Preserve a relação entre identificador do título e identificadores do provedor, evitando somar o instrumento anterior ao novo como duas receitas.
Faça uma conferência de abertura
Antes de importar, verifique saldo zero, duplicidade de referência, vencimento ausente e cliente sem contato validado. Separe itens contestados e títulos sem documentação. Importar uma base inconsistente não a torna confiável.
Rotina de fechamento
Concilie pagamentos com a origem, classifique casos pendentes e revise promessas vencidas. Registre a data de corte do relatório. O mesmo saldo visto em dias diferentes não é uma comparação equivalente se houve novas parcelas, cancelamentos ou mudanças de carteira.
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